PR für Events: Einladung von Journalisten

Events sind eine schöne Möglichkeit, Aufmerksamkeit für das Unternehmen oder ein Produkt zu generieren. Vor dem Schmieden des Kommunikations- und Zeitplans sollten jedoch die Ziele abgesteckt werden: Sollen die Informationen breit gestreut werden oder sollen zum Beispiel nur in den Branchen-Medien dezidierte Fachartikel erscheinen? Ist die Veranstaltung an Kunden gerichtet und Journalisten sind ebenfalls eingeladen oder handelt es sich um ein Event, dass extra für Medienvertreter ausgerichtet ist? Sollen möglichst viele oder nur ausgewählte Journalisten teilnehmen? Bekommt eine bestimmte Person exklusive Informationen vorab? Wie läuft die Betreuung am Tag des Events und wie sieht die Nachbereitung aus? Im ersten Teil unserer Reihe »PR für Events« geht es um die Einladung von Journalisten.

Kleinere Unternehmen sollten persönliche Beziehung aufbauen

Die Vorbereitung für einen möglichst breiten »Buzz« ist je nach Größe des Unternehmens sehr unterschiedlich. Bei kleineren Unternehmen, deren Reichweite auf Social-Media noch gering ist, ist es am sinnvollsten, einen Verteiler mit den für das Event relevanten Journalisten zu erstellen. Sollten diese noch nie von dem Unternehmen gehört haben, ist es ratsam, vier bis fünf Monate vorher eine Pressemitteilung zu versenden. Inhaltlich sollte diese selbstverständlich einen Nachrichtenwert haben, ein neues Thema beinhalten oder interessante Zahlen hervorbringen. So fällt eine spätere Einladung oder ein Versand von News leichter, da das Unternehmen schon einmal auf dem Radar des Journalisten erschienen ist. Es kann auch durchaus sinnvoll sein, kurz das eigene Unternehmen sowie das Event telefonisch bei den definierten »Key Journalisten« vorzustellen. So können dann eventuell gleich Rückmeldungen bearbeitet werden. Einige haben vielleicht Rückfragen und sind besonders interessiert, andere möchten keine weiteren E-Mails erhalten. 

Große Unternehmen können ihre Reichweite nutzen

Bei größeren Unternehmen, die auch über dementsprechend Reichweite auf ihren Social-Media-Kanälen verfügen, bieten sich andere Instrumente an. Zum einen stehen Kommunikationsabteilungen großer Unternehmen im regelmäßigen Austausch mit ihren wichtigsten Journalisten, zum anderen folgen auch viele mittlere und kleinere (Branchen-)Medien den Social-Media-Accounts der größeren Unternehmen. Hier spielt die Erfahrung von vergangenen Events ebenfalls eine Rolle. Lade ich nur eine Handvoll an Fach- oder Schlüssel-Journalisten ein, weil andere Medien auf deren Analyse vertrauen und die Berichterstattung aufgreifen werden? Oder reicht sogar die simple Zusendung einer Pressemitteilung aus, weil die Journalisten das Event und seine Bedeutung bereits kennen? Eine weitere Möglichkeit besteht auch darin, die Form der Einladungen zu variieren, indem einige wenige Journalisten persönlich oder per Telefon angesprochen werden und gleichzeitig über Social-Media das Event beworben wird. Im Nachgang beider Aktionen kann ein E-Mail-Versand mit einem Akkreditierungs-Code versendet werden. 

Wenn das Unternehmen zwar eine gewisse Größe und einen ordentlichen Verteiler über die Zeit aufgebaut hat, in den sozialen Medien jedoch noch nicht sonderlich gut aufgestellt ist, eignet sich ein Einladungsversand per E-Mail. Auch hier können die wichtigsten Journalisten vorab informiert oder telefonisch im Nachgang der E-Mail angesprochen werden.